La definición de roles y responsabilidades en la empresa: una necesidad estratégica
Por: Mauricio Alvarado, Responsable de Riesgo Operacional y Control Interno de Solunion en Chile
Debido a los grandes cambios tecnológicos y de cultura corporativa, actualmente las compañías enfrentan un gran desafío: establecer con precisión las funciones y obligaciones de cada individuo, manteniendo una clara separación de tareas. Este reto es especialmente común en empresas que crecen exponencialmente centrándose solo en el core del negocio, sin dar la relevancia necesaria a la estrategia para crecer de forma ordenada.
La definición meticulosa de roles y responsabilidades constituye el pilar fundamental para una arquitectura corporativa eficiente y eficaz. Esta delineación se encuentra intrínsecamente ligada a la estrategia y los objetivos organizacionales, para determinar con claridad quiénes son los encargados de cada actividad específica. Además, permite un seguimiento preciso de las tareas asignadas a las personas, ayuda a respaldar la toma de decisiones sólidas y fomenta la reducción de riesgos que pueden afectar a la actividad empresarial.
La segregación de funciones no significa aumentar controles, sino implementar controles efectivos que eviten que una persona tenga roles duplicados o múltiples responsabilidades, lo que aumenta los riesgos. Se está abandonando la idea inicial de la asignación de funciones por simples cumplimientos legales y/o regulatorios, ya que actualmente, las empresas ven en esto una oportunidad para mejorar su control interno, minimizando riesgos en procesos estratégicos, críticos y de apoyo.
La definición de funciones requiere manuales claros de procesos y funciones para asignar y reconocer adecuadamente los roles de cada individuo en la organización. Los colaboradores deben comprender dónde comienzan y terminan sus responsabilidades y dónde las de sus compañeros de trabajo.
En resumen, la comprensión y definición de roles y responsabilidades para determinar las mejores prácticas y el respaldo en unidades de segunda línea de defensa, son estratégicamente infaltables, para desarrollar y facilitar la transformación empresarial que hoy en día se requiere.